Den 25 maj 2018 trädde en ny EU-lag i kraft, General Data Protection Regulation (GDPR), Dataskyddsförordningen på svenska. Den innebär ett bättre skydd för oss som individer men ställer också nya krav på företag, organisationer och föreningar som hanterar personuppgifter. På Kyrktorget har vi tagit fram en tjänst som hjälper er att hantera lagring av personuppgifter på ett säkert sätt som lagen kräver. Här finns mer information - Introduktion till dataskyddsförordningen från Datainspektionen.
Så här fungerar Kyrktorgets tjänst:
1. Logga in på Kyrktorget.se som administratör för en församling och gå till Användare och "Extrafält för användare" och ange vilka fält som du vill lägga till de allmäna fälten som finns som standard. De fält som finns som standard är namn, telefonnummer, adress och mailadress.
2. Gå till Användare och GDPR-Avtal och skapa ett nytt GDPR-avtal. Fälten är förifyllda med standarduppgifter men du kan fylla på med egen text som bättre beskriver er verksamhet.
3. Klicka sedan på knappen "Avtal med Kyrktorget". Det är ett avtal som säger att ni ger Kyrktorget ansvar att ta hand om era medlemmars personuppgifter för att sköta allt som krävs runt GDPR på bästa sätt. Skriv på avtalen i två exemplar och skicka till:
Kyrktorget
Gyllenstjernagatan 5
576 32 Sävsjö.
Ni kommer sedan att få tillbaka det ena exemplaret som ni sparar och kan visa upp vid eventuell inspektion.
4. Klicka på knappen "Registerförteckning". Det laddas ett excelark ner som ni behöver kunna visa upp vid en inspektion. Det dokumentet förklarar vilka personuppgifter ni lagrar och på vilket sätt. Där finns en rad för ert medlemsregister på Kyrktorget. Om ni har flera register så fyller ni på med de i raderna nedanför.
5. Gå till Användare och GDPR-avtal och bjud in de personer som ska finnas med i ert register genom att ange deras epost. Då får de ett mail med en länk där de fyller i sina uppgifter och samtidigt godkänner att deras uppgifter lagras.
6. För de som inte har epost kan ni få en färdig pdf att skriva ut som personen kan signera. Då får ni dock skriva in de uppgifterna manuellt vilket ni kan göra under Användare -> GDRP-Avtal -> Skriv in manuellet.